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La gestion de documents... Zéro papier ?

2017/06/06

 

Où ai-je mis ce fameux document... mal classé ou carrément perdu  ? J'ai besoin de cette lettre mais je l'ai laissée à la maison ! Je manque d'espace pour conserver tous mes dossiers...

Ce ne sont que quelques situations que vous avez certainement déjà vécues. Il existe pourtant des solutions simples pour faciliter la gestion de tous ces précieux documents. Je vous présente ici quelques pistes pour vous aider à faire les bons choix.

 

Les problèmes avec les documents physiques

Nous sommes encore très habitués avec les documents papier et c'est sécurisant de les manipuler. Toutefois, plusieurs problèmes se posent :

  • Nous ne les avons pas toujours à portée de main

  • Ils peuvent être difficiles à retrouver, perdus, volés ou détruits par un sinistre

  • Nous ne pouvons pas facilement les partager

  • et ça prend de la place ! 

 

Instaurer une méthode de traitement efficace

Que ce soit pour vos documents personnels ou ceux de votre entreprise, une méthode simple peut être mise en place pour gérer efficacement tout ces documents. Le but ultime est de conserver le moins de papiers possible. Voici quelques pistes:

  • Si ce document doit être conservé seulement pour référence (facture, relevé bancaire, notes,...), le numériser, le classer, et détruire la copie papier s'il y a peu de chance qu'elle serve. Au pire, vous l'imprimerez au besoin.

  • Soyez logique dans l'organisation de vos dossiers; en principe, on ne devrait pas avoir besoin de plus de 3 niveaux.

  • C'est souvent pratique de débuter le nom du document par sa date de création pour faciliter la recherche. Utilisez aussi des mots clés qui seront aisés à retrouver par les outils de recherche de votre ordinateur.

  • Pour permettre l'accès à distance de vos documents, il est souhaitable de stocker 'dans les nuages' (Google, OneDrive, DropBox,...). Ce n'est pas le choix qui manque et la plupart de ces plate-formes offrent un espace amplement suffisant avec leur forfait gratuit. Vous pourrez les accéder de n'importe quel ordinateur, téléphone intelligent ou tablette disposant d'une connexion internet.

  • Pour les documents plus 'sensibles' tels vos finances, et autre informations confidentielles, il est plus prudent de les conserver localement chez soi, car même si ces fournisseurs sont supposés être sécuritaires, il y a toujours des failles possibles.. Toutefois, je vous rappelle qu'il vous faut penser à faire des sauvegardes et en mettre hors-site. Pour plus de détails, vous pouvez consulter cet article: Les sauvegardes de données... en avez-vous ?

  • Allez-y progressivement. Vous n'êtes pas obligé de numériser tout de suite tout vos documents ! Commencez avec les nouveaux, et détruisez progressivement les plus vieux dont vous n'avez plus besoin. Par exemple, les rapports d'impôt et financiers n'ont pas besoin d'être conservés plus de 7 ans; vous les éliminerez donc naturellement.

 

C'est quoi un GED ?

Si votre entreprise requiert un système plus élaboré pour la gestion des documents à cause du volume important et des facilités requises, il faut aller vers la GED. La GED est un procédé faisant intervenir des moyens électroniques – typiquement des logiciels et/ou des matériels – pour prendre en charge la gestion des documents, à savoir les opérations et actions destinées à traiter et à exploiter les documents: Stocker, gérer, sécuriser, partager, collaborer, rechercher... 

 

Mon expérience personnelle 

J'utilise depuis longtemps la plate-forme de Google. J'y met tous mes documents (non sensibles) personnels et professionnels. C'est parfaitement intégré avec mes autres outils (courriel, agenda, accès via mes sites web) Ça m'est très utile aussi pour partager et collaborer avec mes clients. De plus, comme j'ai installé l'application Google sur mon ordinateur portable, j'ai accès à ces documents même sans connexion internet car une synchronisation se fait automatiquement lorsque la connexion est rétablie... c'est le meilleur des 2 mondes ! 

 

 

J’espère que ce court article saura vous éclairer pour mettre en place votre gestion de documents. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d’aide pour vous conseiller ou la mettre en place.

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