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Organisation et méthode... la clé du succès

2017/08/23

Nos journées, autant personnelles que professionnelles, sont souvent surchargées. On oublie des trucs, on manque de temps, on a besoin de formation, c'est le fouillis et on perd le contrôle. Tout cela ajoute un stress qui peut devenir intolérable et même conduire à des problèmes de santé. Aussi, encore plus grave sur le plan professionnel, tout ceci donne une piètre image à notre clientèle. Comme c'est souvent le cas dans les petites entreprises qui grossissent rapidement, il faut trouver le moyen de prendre du recul et mieux s'organiser. Plusieurs méthodes on fait leurs preuves mais aucune n'est parfaitement adaptée à notre situation. Voici toutefois quelques points à considérer:

 

La visibilité, c'est bien, mais il faut livrer !

Pour vendre nos produits ou services, il faut se faire voir bien entendu. Une bonne utilisation des médias sociaux, marketing, publicités vous aidera certainement à vous faire connaître de vos clients. Malheureusement, si vous n'êtes pas organisé à l'interne, vous ne pourrez livrer la marchandise, et pire encore, vous allez mal paraître et diminuer l'impact de vos efforts de marketing. Pensez donc à bien organiser toutes les étapes du processus de vente: prise de commande, suivi de commande, livraison, facturation, test de satisfaction, etc. Les points suivants pourront vous donner quelques idées pour mieux organiser la gestion de ces étapes.

 

Ne vous fiez pas à votre mémoire

C'est justement au moment le plus important qu'on ne souvient plus d'un détail ! Il faut aussi considérer qu'en cas d'absence ou d'inaptitude, ce qui est dans votre tête ne sera pas accessible aux personnes qui auront à prendre la relève... C'est d'autant plus important que toutes les informations requises à la bonne gestion de l'entreprise soient facilement accessibles, sinon, vous mettez votre entreprise à risque et vous ajoutez du stress inutile à tout le monde. Utilisez les assistants personnels appropriés (agenda, gestion de contact, gestion des tâches (comme Trello), fonctions de rappel, documentation facilement accessible.

 

Identifiez vos irritants et vos plus grandes pertes de temps

Nous avons souvent tendance à procrastiner ces tâches et elles gagneraient à être analysées ou automatisées. Ce faisant, vous allez récupérer du temps, faciliter votre gestion, et donner un meilleur service à vos précieux clients. 

 

Identifiez les tâches répétitives

Pour chacune de ces tâches, prenez le temps de documenter toutes ses étapes (quoi faire et pourquoi le faire). Vous pourrez ensuite plus facilement former et déléguer une personne pour le faire à votre place. Mieux encore, identifiez celles qui sont plus critiques (risque d'erreur) et coûteuses et automatiser-les. Soyez efficaces dans la gestion de vos documents en tentant de manipuler un document entrant une seule fois: classer, détruire, prioriser et/ou assigner la tâche qui y est attachée.

 

Utilisez les bons outils

Comme on dit: "pas besoin d'une Cadillac pour aller dans le bois"; choisissez donc les outils répondant à vos besoins et votre budget. A mesure que votre entreprise et ses besoins grandissent, n'hésitez jamais à remettre en question votre méthodologie et vos outils de gestion. Vous gagnerez assurément en efficacité.

 

Aiguisez votre scie !

 

Vous connaissez l'histoire du gars qui n'avait pas le temps d'aiguiser sa scie, sous prétexte qu'il avait trop d'arbre à couper ? La formation est souvent l'enfant pauvre dans une entreprise. Pourtant, c'est une discipline qu'il faut se donner car cet investissement est toujours profitable à long terme. Lorsque vous perdez un temps inutile sur une tâche parce que vous ne maîtrisez pas suffisamment un logiciel, dites vous bien que vous gagnerez à 'perdre' ce temps pour apprendre à mieux connaître votre outil.

 

J’espère que ce court article saura vous éclairer, ou à tout le moins, vous faire prendre conscience de prendre du recul et questionner vos méthodes de travail. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d’aide pour vous conseiller ou mettre en place les processus nécessaires à une gestion efficace de votre entreprise..

 

 

 

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